Was sind Shared Desk Lösungen? – Definition und Bedeutung

Shared Desk Lösungen, auch bekannt als Hot Desking, sind eine moderne Strategie für die Gestaltung von Büroarbeitsräumen. Anstelle von fest zugewiesenen Schreibtischen setzen Shared Desk Lösungen auf einen Pool verfügbarer Arbeitsplätze. Mitarbeiter reservieren sich bei Bedarf einen Schreibtisch aus jenem Pool. Dadurch wird eine Erhöhung der Flexibilität und eine Optimierung der Flächennutzung im Büro erreicht.

Einfacher ausgedrückt: Statt eines festen Arbeitsplatzes können Mitarbeiter mit Shared Desk Lösungen bei Bedarf einen Schreibtisch aus einem Pool verfügbarer Arbeitsplätze buchen.

Buchung & Stornierung bei Shared Desk Lösungen

Die Buchungs- und Stornierungsverfahren für Shared Desk Lösungen können je nach verwendetem System variieren. In der Regel bieten die meisten Buchungsplattformen für Shared Desk Lösungen Mitarbeitern jedoch folgende Möglichkeiten:

• Suche nach verfügbaren Schreibtischen mit Hilfe von Kriterien wie Standort, Datum und Ausstattung (z. B. Nähe zum Fenster oder Whiteboard).
• Reservierung eines Schreibtisches für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ganzer Tag, wenige Stunden) innerhalb der Shared Desk Lösungen.
• Stornierung von Reservierungen bei Änderungen der Pläne – ein wichtiger Aspekt bei Shared Desk Lösungen.

Tools zur Buchung von Shared Desk Lösungen – Joan Desk & Asset Booking als Beispiel

Joan Desk & Asset Booking ist ein Beispiel für eine Software zur Buchung von Shared Desk Lösungen. Joan bietet Mitarbeitern besondere Vorteile innerhalb von Shared Desk Lösungen:

• Einfache Suche und Buchung: Finden und reservieren Sie im Handumdrehen den perfekten Schreibtisch für Ihre Bedürfnisse.
• Mehr als nur Schreibtische: Verwalten Sie bequem auch andere wichtige Ressourcen Ihres Unternehmens, wie beispielsweise Parkplätze.
• Flexibilität pur: Wählen Sie Ihren bevorzugten Schreibtisch aus oder sichern Sie sich gleich für den ganzen Monat einen Platz.
• Nie wieder Parkplatzsuche: Buchen Sie Ihren Parkplatz im Voraus und kommen Sie entspannt ins Büro.
• Stressfrei arbeiten: Dank der Reservierungsfunktion wissen Sie immer, dass Ihr Arbeitsplatz auf Sie wartet.

Desk Sharing – Beispiele

Stellen Sie sich ein Tech-Startup mit einem wachsenden Team vor. Das Unternehmen entscheidet sich für die Einführung von Desk Sharing, um Kosten für Büroflächen zu sparen. So könnte es funktionieren:

• Das Büro verfügt über einen ausgewiesenen Bereich mit Reihen von Schreibtischen und ergonomischen Stühlen. Es gibt keine Namensschilder oder dauerhaft abgelegte persönliche Gegenstände.
• Mitarbeiter nutzen eine App zur Schreibtischreservierung wie Joan oder ein ähnliches System des Unternehmens.
• Sarah, eine Entwicklerin, die normalerweise dienstags und donnerstags ins Büro kommt, meldet sich am Dienstagmorgen in der App an. Sie sieht einen verfügbaren Schreibtisch in der Nähe eines Fensters mit einem Dual-Monitor-Setup (perfekt für ihre Programmierarbeit) und reserviert ihn für den Tag.
• Als Sarah am Dienstag ankommt, findet sie ihren reservierten Schreibtisch, schließt ihren Laptop an und beginnt zu arbeiten. Am Ende des Tages räumt sie ihre Sachen weg und lässt den Schreibtisch frei für den nächsten Benutzer.

Regeln für Shared Desk Lösungen: Sauberkeit, Ruhe und Reservierung

Shared Desk Lösungen funktionieren nach einigen wichtigen Grundsätzen:

• Reservieren Sie Ihren Platz: Buchen Sie im Voraus einen Schreibtisch, um Konflikte zu vermeiden.
• Hinterlassen Sie Ordnung: Räumen Sie Ihre persönlichen Gegenstände weg, wischen Sie den Schreibtisch ab und entsorgen Sie den Müll.
• Achten Sie auf Ruhe: Stellen Sie Ihr Telefon stumm, verwenden Sie Kopfhörer und führen Sie Gespräche leise.
• Respektieren Sie andere: Vermeiden Sie Unordnung, nehmen Sie Rücksicht auf die Arbeitsweise anderer und sprechen Sie etwaige Probleme mit den entsprechenden Stellen an. Ein respektvolles Miteinander ist entscheidend für das Funktionieren von Shared Desk Lösungen.

Vorteile von Shared Desk Lösungen

Shared Desk Lösungen bieten sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter eine Reihe von Vorteilen:

Für Unternehmen:

• Kosteneinsparungen: Reduziert den Bedarf an Bürofläche, was zu niedrigeren Miet- und Möbelkosten führt.
• Raumnutzung optimieren: Nutzt Büroflächen effizienter, indem sie sich an wechselnde Mitarbeiterzahlen anpassen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Fördert die Interaktion und den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen.

Für Mitarbeiter:

• Flexibilität: Bietet die Freiheit, eine Arbeitsumgebung zu wählen, die zu ihren täglichen Aufgaben passt (Ruhebereich, Kollaborationszone usw.).
• Moderner Arbeitsplatz: Fühlt sich moderner an und entspricht einem fortschrittlichen Arbeitsstil.
• Vernetzungsmöglichkeiten: Erhöht die Chancen auf Interaktion mit neuen Kollegen und die Förderung neuer Geschäftsbeziehungen.

Nachteile von Shared Desk Lösungen

Obwohl Shared Desk Lösungen Vorteile bieten, gibt es auch einige Nachteile:

Für Unternehmen:

• Herausforderungen bei der Implementierung: Erfordert ein Buchungssystem, klare Richtlinien und möglicherweise Änderungen der Raumaufteilung.
• Verlust an Personalisierung: Mitarbeiter vermissen möglicherweise einen eigenen Arbeitsplatz, den sie personalisieren und in dem sie sich wohl fühlen können.
• Mögliche Störungen: Die Suche nach einem freien Schreibtisch oder der Umgang mit unordentlichen/chaotischen Vorgängern kann störend sein.

Für Mitarbeiter:

• Mangel an Privatsphäre: Ruhige Bereiche für vertrauliche Gespräche oder konzentriertes Arbeiten zu finden.
• Hygiene-Bedenken: Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann insbesondere in einer Zeit nach der Pandemie Bedenken hinsichtlich Keimen und Sauberkeit aufwerfen.
• Unwohlsein durch fehlenden festen Arbeitsplatz: Das Fehlen eines festen Arbeitsplatzes kann bei einigen Mitarbeitern zu einem Gefühl der Unruhe führen und ihre Produktivität beeinträchtigen.

Abschließende Überlegungen: Shared Desk Lösungen in Erwägung ziehen

Shared Desk Lösungen können für einige Unternehmen eine erfolgreiche Strategie sein, aber sie sind nicht universell einsetzbar. Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sie implementieren:

Unternehmenskultur: Schätzt Ihr Unternehmen Zusammenarbeit und Flexibilität oder wird eine traditionelle Anordnung mit zugewiesenen Schreibtischen bevorzugt?

Arbeitsstile: Berücksichtigen Sie die Mischung der Arbeitsstile in Ihrem Team. Benötigen einige Mitarbeiter ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten, während andere in kollaborativen Umgebungen besser arbeiten?

Technologie und Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass Sie über ein zuverlässiges System zur Schreibtischreservierung und angemessene gemeinsame Ressourcen (Verbrauchsmaterial, Drucker) verfügen, um Shared Desk Lösungen zu unterstützen.

Mitarbeiterpräferenzen: Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern ein, wie sie zu Shared Desk Lösungen stehen. Die proaktive Behandlung von Bedenken kann zu einer reibungslosen Einführung führen.

Sind Sie sich nicht sicher, ob Shared Desk Lösungen die richtige Wahl für Ihr Team sind? Unser Team hilft Ihnen gerne weiter! Kontaktieren Sie uns noch heute!